<html>
  <head>

    <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8">
  </head>
  <body>
    <p>Dear TF members, <br>
    </p>
    <p>Here are the minutes from our last call. <br>
    </p>
    <p>Cheers</p>
    <p>Ant<br>
      <br>
    </p>
    <p>***<br>
    </p>
    <p><b>Draft Minutes – CoC TF Nineteenth Call</b><b><br>
      </b><br>
      10 December 15:30 (UTC+1)<br>
      <br>
      <b>Attendees:</b> Denesh Bhabuta, Athina Fragkouli, Niall
      O’Reilly, Brian Nisbet, Leo Vegoda, Salam Yamout<br>
      <br>
      <b>Summary:</b> The CoC TF discussed how to handle disputes over
      decisions made by the CoC Team, especially disagreements over the
      consequences given for behaviour violations. Athina explained
      legal processes regarding necessary evidence and appeals and
      offered advice on how to incorporate these principles into the CoC
      Team process. The TF considered whether it was useful to draw from
      the legal process given the fact that CoC breaches were not
      typically violations of the law and would often rely on eyewitness
      and personal accounts rather than hard evidence. It was decided
      that the legal principles for evidence and appeals could be used
      for inspiration but that the CoC process itself was not a legal
      procedure, though the CoC Team did need to have some liability
      protection. The TF also discussed loss of office, which was one
      possible consequence of a CoC breach. This was relevant for WG
      chairs and other community leaders. They noted that loss of office
      could be an indirect result that arose from other consequences,
      such as exclusion from mailing lists or meetings. With input from
      the RIPE Vice Chair, the TF decided that it was not the CoC Team’s
      role to remove chairs from office, as such procedures already
      existed. However, it was acceptable to have loss of office as a
      secondary result of other consequences. The TF agreed to
      incorporate these conclusions into the working process document
      ahead of its next meeting.<br>
      <br>
      <b>1. Minutes</b><br>
      <br>
      The minutes from the last meeting were approved, with one change
      from Leo to replace the word “punishments” in the summary with
      “consequences”.<br>
      <br>
      <b>2. Agenda</b><br>
      <br>
      There were no changes to the agenda. <br>
      <br>
      <b>3. Actions</b><br>
      <br>
      - (Ongoing) TF to think about how the CoC Team and the WG Chairs
      would work together to manage discussions on mailing lists.
      Including tools, e.g. Mattermost channel<br>
      <br>
      Leo said this action was still ongoing, with no update on
      progress. <br>
      <br>
      <b>- (Ongoing) TF to think about the appropriate level of process
        to allow further improvements to the CoC.</b><br>
      <br>
      This action remained ongoing. Leo noted they should produce a
      working document that could later be revised.<br>
      <br>
      <b>- Leo to draft a working document for Athina and Antony to
        update for discussion at the next meeting.</b><br>
      <br>
      Leo marked this action as complete. <br>
      <b><br>
      </b><b>4. Escalation in Progress</b><br>
      <br>
      Athina discussed how to address disputes about whether a breach
      had occurred. In a court of law, the burden of proof was on the
      person making the allegations, who would need to provide evidence.
      The other party could deny the allegations and make their own, in
      which case they would also need to produce evidence. The court
      would then rule based on the evidence that was submitted. If the
      party that filed the original allegations appealed the court’s
      decision, they could not bring in new evidence or the case would
      be dismissed. They would need to start a new proceeding instead. <br>
      <br>
      Regarding procedures, Athina said it would be best not to go into
      too much detail, or people might use the list of rules as
      guidelines for how to commit violations without being caught. In
      the RIPE NCC’s arbitration procedure, there was a high-level
      description of the investigation process, called the submission of
      information, where the arbiter asked the parties to submit
      relevant evidence
      (<a class="moz-txt-link-freetext" href="https://www.ripe.net/publications/docs/ripe-691">https://www.ripe.net/publications/docs/ripe-691</a>). Failure to
      provide evidence would render the allegations invalid. However,
      the arbitration process had different kinds of evidence than the
      CoC process, as communication in these cases mostly took place
      over email. Evidence of behaviour violations would be more varied,
      including eyewitness, textual and/or video proof, and so there
      could be different accounts of what happened. The party making the
      allegations might not have any proof at all, which would make it
      hard for the CoC Team to impose high-level consequences. The CoC
      Team must therefore be careful about how it evaluated cases, and
      it might be a good idea to provide training on this. <br>
      <br>
      Leo said the arbitration process was good context but asked for
      more input about disputes over the levels of consequences, i.e. if
      someone disagreed with the level of consequences applied to them
      or to the other party. <br>
      <br>
      Brian again suggested a book
      (<a class="moz-txt-link-freetext" href="https://frameshiftconsulting.com/resources/code-of-conduct-book/">https://frameshiftconsulting.com/resources/code-of-conduct-book/</a>)
      centred around handling reports, as it offered a legalistic
      framework for the process outside of a court of law. It was
      important to consider the sorts of reports the CoC TF might
      receive, which would differ from legal cases and likely rely on
      first-hand accounts without other evidence. Too much detail might
      not be useful, but people deserved to have a general list of
      rules.<br>
      <br>
      Athina responded that they should not lay out all the potential
      allowable evidence. Instead, they could have private guidelines
      for the team that were vetted by lawyers to ensure fairness. This
      would demonstrate that the rulings were legally sound.<br>
      <br>
      Brian agreed that there should be guidance for the team. However,
      he did not agree with the notion of legal soundness here as these
      cases would not necessarily involve someone breaking the law.
      Someone may have simply pushed CoC boundaries, and these
      violations might merit them being banned from the community. <br>
      <br>
      Athina acknowledged that they were not discussing breaches of the
      law, but it was still important to have legal principles that made
      sense and led to fair conclusions. The TF’s decisions would also
      reflect the community’s standards for behaviour. <br>
      <br>
      Leo asked if she knew of other appeals processes for disputes over
      the appropriate level of consequences. He asked what the steps
      would be in such a process.<br>
      <br>
      Athina said there was an appeals procedure in the legal process in
      which there were multiple levels of appeals. The law outlined
      crimes and their associated punishments in detail, with ranges for
      the severity of the crime. In a court, if someone found their
      punishment too harsh, they could appeal and ask about the
      rationale behind that punishment. They could challenge the
      elements of the case that led to that severe consequence. The
      appeals court might then reduce the punishment or reject the
      appeal, but it could not give a harsher penalty. Then, either
      party could again appeal regarding the consequence given and its
      rationale. On the other hand, the arbitration process did not have
      an appeals process. Instead, the next step for that process was
      the national courts. So if the CoC TF were to draw up an appeals
      process, they should look to the legal process for inspiration,
      but that might be difficult because the CoC TF had not explicitly
      outlined consequences for specific violations.<br>
      <br>
      Salam said these were ethical, not legal rules, and the worst
      consequence would be exclusion from community events and mailing
      lists. She said people should be expected to abide by the TF’s
      rulings and not escalate matters to the legal system. She asked
      whether it was possible that people might sue over the TF’s
      rulings. <br>
      <br>
      Athina said there was a risk of being sued but they had taken
      legal steps to reduce the TF’s liability. For instance, they had
      added a clause to the terms and conditions for meetings in which
      participants agreed to abide by the CoC and to waive liability in
      the case of CoC breaches. There was no way to prevent legal
      escalation completely, but the CoC Team needed to be able to
      demonstrate the soundness of their decisions.<br>
      <br>
      Brian said that being excluded from meetings could affect people’s
      livelihoods, as well as their reputations. <br>
      <br>
      Leo said this related to the next agenda item. <br>
      <br>
      <b>5. Loss of Office</b><br>
      <br>
      Leo said he had discussed this item with Mirjam and Niall, as it
      affected the RIPE community as well. He asked Niall to share his
      thoughts.<br>
      <br>
      Niall said that some consequences, such as exclusion from MLs,
      would already preclude someone from being a WG chair because they
      would not be able to carry out their duties. Therefore, loss of
      office would not need to be a specific consequence because it
      would be a side effect of other consequences. If necessary, the
      RIPE Chair could speak to WG chairs about resigning if they could
      no longer carry out their duties or could even remove them if
      needed. If the RIPE Chair needed to be removed, the existing
      recall process would have to be carried out by the community. He
      asked for Athina’s thoughts on this approach.<br>
      <br>
      Athina said as long as there was a process outlined beforehand,
      they could feel confident in following it. There were already
      processes for dismissing EB members and arbiters, for instance.
      She asked if there was already a process for dismissing WG chairs
      that outlined why a chair could be dismissed as well as how. <br>
      <br>
      Brian said there was a process for removing WG chairs. But if the
      WG chair did not comply, the RIPE Chair team could get involved.
      There might however be many instances of minor behaviour
      violations that could merit the WG removing the chair. The TF
      should not legislate these in too much detail because any
      consequences the CoC Team had given should indicate to the WG or
      community that the chair was no longer suitable for their office.
      The community or WG should then decide to remove the chair using
      those pre-existing procedures. <br>
      <br>
      Niall said the CoC TF was not the right place to describe the
      process of removing WG chairs but rather to outline expectations
      for chairs regarding the CoC. This would include mentioning that a
      chair incurring consequences such as exclusion from MLs, etc.,
      might be a situation whether they should resign or expect to be
      removed. The TF should connect expectations to the roles rather
      than to the process. <br>
      <br>
      Athina said they should include a description of the role, the
      selection process and the dismissal process in one document. But
      it was important to consider how confidentiality could be
      preserved in the case of loss of office. A community procedure for
      removing someone from office would not maintain confidentiality.
      Instead, the procedure would need to be high-level so that the
      removal from office could be explained by other causes, not just a
      CoC breach. The RIPE Chair might also need to be responsible for
      dismissing a WG chair.<br>
      <br>
      Salam agreed with Athina’s point. The role of the CoC Team was
      just to decide if there was a breach of the CoC, not to dismiss WG
      chairs. Removing chairs from office should be a separate process.
      <br>
      <br>
      Brian referenced the Anti-Abuse WG chair removal policy that
      covered loss of office and the reasons for it. This supported
      Athina’s point as well. Other roles’ descriptions, such as PC
      members, also already contained language about what should happen
      if members were unable to carry out their roles. Regarding
      confidentiality, it would be hard to fully maintain given the size
      of the community, but deposed chairs would not need to share the
      reasons behind their removal. <br>
      <br>
      Niall asked whether this document would outline consequences for
      breaches. <br>
      <br>
      Leo said it would and listed some examples, such as exclusion from
      posting on a ML or being asked to leave a meeting. <br>
      <br>
      Niall said they should consider if loss of office was really
      separate from these consequences if it could occur as a secondary
      result of them. These consequences could be used by the community
      as proxies for removing someone from office. But perhaps they
      could just keep removal from office in the descriptions of roles.<br>
      <br>
      Brian said the TF could not decide this themselves and they needed
      the WG chairs’ input. But if someone did something resulting in
      severe consequences, they were likely not fit to be in office
      regardless. The RIPE Chair would also be involved if it came to
      this point. <br>
      <br>
      Leo said he did not want to recommend anything without the rule of
      law behind it, particularly regarding equal application of the CoC
      to all members of the community. If the consequences for a WG
      chair were different from those for other members, that would be
      unfair. <br>
      <br>
      <b>6. Working Draft</b><br>
      <br>
      There was not enough time for this agenda item.<br>
      <br>
      <b>7. AOB</b><br>
      <br>
      Leo asked the TF members to send a message to the ML if the
      meeting times would be an issue with their schedules in the new
      year.<br>
      <br>
      Denesh asked if there would be a meeting on 17 December. <br>
      <br>
      Leo said this would be the last meeting of the year, as too many
      people would be unavailable on 17 December. <br>
      <br>
      <b>8. Actions</b><br>
      <b><br>
      </b><b>- RIPE NCC to determine what changes were needed in the
        working draft and to supply any other relevant community
        documents, such as WG chair descriptions.</b></p>
  </body>
</html>