<html>
  <head>

    <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8">
  </head>
  <body>
    <p>Dear TF members, <br>
    </p>
    <p>Here is the third set of minutes. <br>
    </p>
    <p>Cheers</p>
    <p>Ant<br>
      <br>
    </p>
    <p>***<br>
    </p>
    <p><b>Draft Minutes - Code of Conduct TF: Tenth Call </b><br>
      <br>
      5 March 2021, 16:30-17:30 (UTC+1)<br>
      <br>
      <b>Present:</b> Denesh Bhabuta, Athina Fragkouli, Antony Gollan,
      Brian Nisbet, Leo Vegoda<br>
      <br>
      <b>Summary:</b> The TF discussed whether it would have time to get
      its draft CoC in place before the upcoming RIPE 82 meeting
      (assuming the community’s feedback was positive). It agreed that
      it was best to wait for a future meeting, once the process and CoC
      Team was ready. The TF discussed the content of its update at RIPE
      82, noting that it would not want to invite feedback on the
      updated CoC if it had already been agreed by then. The process
      elements it thought they would want feedback on included how the
      WG Chairs and the RIPE CoC Team would work together, how the CoC
      could be updated in the future, and a framework for the CoC Team
      to report back to the community. <br>
      <br>
      <b>1. Minutes</b><br>
      <br>
      Leo said they could approve these on the next call. <br>
      <br>
      <b>2. Agenda</b><br>
      <br>
      Leo said he had added an agenda item to discuss the upcoming RIPE
      82 meeting. <br>
      <br>
      There were no further changes.<br>
      <br>
      <b>3. Actions</b><br>
      <br>
      <b>- RIPE NCC to prepare draft CoC for publication</b><br>
      <br>
      Leo said their draft had been sent to the list and they were now
      receiving feedback. <br>
      <br>
      <b>- Leo to check with RIPE Chair Team to see if they are willing
        to accept anonymous feedback</b><br>
      <br>
      Leo said they had done this and updated the relevant text in their
      announcement. <br>
      <br>
      <b>4. Timeline</b><br>
      <br>
      Leo said it would obviously depend on the community’s feedback,
      but he was wondering if it would be possible to have their CoC in
      place for RIPE 82. He asked if the RIPE NCC could walk them
      through what was involved. <br>
      <br>
      Antony said he’d checked with Martina and all that was needed was
      an update to the RIPE Meeting terms on ripe.net and the RIPE CoC
      on the RIPE Meeting website. This was very straightforward and
      could be done almost immediately. That was assuming there were no
      legal complications.<br>
      <br>
      Athina said the existing CoC was not part of the terms and
      conditions; this was partly because the current terms were
      stronger than the CoC. For example, the RIPE NCC already had the
      right to remove attendees from the meeting. If they had a new CoC,
      they would have to review the terms to ensure they were
      compatible. <br>
      <br>
      Antony asked if this might be a case of simply adding a line that
      attendees agreed to adhere to the CoC.<br>
      <br>
      Athina agreed.  <br>
      <br>
      Brian said he would like to see that, and he assumed the RIPE NCC
      could change its terms and conditions relatively quickly. His
      concern was if their draft brought in elements of process that
      they were not yet ready to deal with. For example, their current
      draft said that processes and the CoC Team were covered in
      separate documents that were not yet ready. <br>
      <br>
      Athina said they could have the CoC for the upcoming meeting as
      something that didn’t have any teeth. The teeth would be in the
      existing provisions of the meeting terms and conditions. <br>
      <br>
      Denesh asked if they would have enough time from when registration
      opened. <br>
      <br>
      Antony said he had checked that – if they allowed one month for
      community comments on the draft, that would leave one week for
      implementation. Martina had said that was plenty of time, given
      there wasn’t much needed. <br>
      <br>
      Antony said that as they already had a RIPE CoC, he was wondering
      if they really needed to touch the terms and conditions at all.
      Perhaps they could simply swap the existing CoC for their updated
      one (once accepted). They could then make changes to the meeting
      terms ahead of a future meeting once they had the other elements
      ready.<br>
      <br>
      Athina said what they had at the moment was a very short CoC and a
      review team (Trusted Contacts). If they updated this, did it mean
      the Trusted Contacts were responsible for handling complaints in
      the context of the new CoC? If so, perhaps it was better to wait
      until they had the new system in place. <br>
      <br>
      Denesh agreed with Athina.  <br>
      <br>
      Brian said he was torn – on the one hand, this had already taken
      much longer than he would’ve liked. However, he also didn’t want
      to stumble at the final hurdle. He didn’t want to get this into
      place and then have people point out that they had no way to
      process reports and make it work. The whole point of the process
      was to make people feel safe to attend RIPE Meetings, and he
      didn’t want the Trusted Contacts to be confronted with a much
      bigger document. He thought it was more important to get this
      right for their next physical meeting, and to be proactive about
      telling people that this was what they were trying to do here. <br>
      <br>
      <b>5. RIPE 82</b><br>
      <br>
      Leo said it would be good to get clear on what they wanted from
      the RIPE community at RIPE 82, and what they wanted to say. There
      was both a communication and a listening component to this. They
      also needed to think about how much time to allow. If they wanted
      a discussion, they would need a meaningful amount of time for
      this. <br>
      <br>
      Denesh thought at RIPE 82, they should focus on what the RIPE CoC
      was going to be. They wouldn’t be able to ask for feedback, as the
      comment period would already be finished by then. So they would
      need to focus on saying that this was the CoC that would be coming
      into place, and they would now be working on the process document.
      <br>
      <br>
      Antony said it might be difficult to fill an entire plenary slot
      with that. He wondered if it would be better to do a lightning
      talk, and then have a wider discussion about how they were
      approaching processes in a BoF. <br>
      <br>
      Denesh suggested that they do something more like a Brian and
      Sasha did in Rotterdam.<br>
      <br>
      Brian said he agreed with Denesh – they didn’t want to say that
      this was their proposed CoC. That should be done by RIPE 82
      (assuming everything went well). They could say that this was the
      CoC, encourage everyone to read it, and hopefully they would have
      published the other process documents and could ask for feedback
      on these. It was important to allow people to give feedback, but
      they shouldn’t reopen discussion on the CoC itself. <br>
      <br>
      Denesh said he was thinking in terms of a quick summary of where
      they were at, and what they were looking for. <br>
      <br>
      Athina said they might have some specific questions by the RIPE
      Meeting and could get some answers there. <br>
      <br>
      Leo said one thing Salam had talked about on a previous call was
      how they applied the CoC to WG mailing lists. This might be
      something the community could give input on – whether this was
      handled exclusively by the CoC Team, or if they thought the WG
      Chair should take the lead here. He asked if there were other
      questions people could think of and if this might affect how they
      would work – for example whether they should work on the process
      ahead of the CoC Team document. <br>
      <br>
      Athina said more questions would probably emerge as they worked on
      the documents. <br>
      <br>
      Brian said the WG chairs were a key part of the conversation.
      However, they were not the rulers of their WGs – the community was
      – and so the chairs had to be guided by that. They should be able
      to ask the community those kinds of questions without having to
      seek the full agreement of the WG chairs. <br>
      <br>
      Leo said he definitely didn’t think they should be asking for
      permission to ask questions. <br>
      <br>
      Brian agreed but said there might be some who thought the chairs
      should be asking their WGs for input. But it was important to be
      clear that they were asking the RIPE plenary, which was the
      correct way to do it. <br>
      <br>
      Leo said sharing something that had been properly considered was
      important. They would only have so much time, so it would be good
      to share their question along with their thinking/rationale. The
      community could then suggest things they might not have
      considered.<br>
      <br>
      Leo said he was hearing that they should be thinking of the
      process element ahead of the composition of the CoC Team. And they
      were thinking of process elements especially in terms of WG
      mailing lists, and they might need an element about updating the
      CoC itself. It seemed that the process they were currently in was
      quite heavy. Expecting the community to go through the same TF
      process for future updates might be a bit much; they might need a
      timelier method for future updates. <br>
      <br>
      Brian agreed. He thought that once they had a CoC Team, that group
      would likely be the kind of people that cared about the CoC and
      would have ideas for improvements. They would also likely
      encounter issues where things needed to change based on
      experience. <br>
      <br>
      Leo said that to some extent, if they were going to use input from
      the CoC Team, they would need some kind of reporting framework.
      They would need to ensure there was a solid factual basis for
      improvements. He also thought this would need some attention from
      Athina, to ensure they handled this information sensitively. <br>
      <br>
      Leo summarised and said he had noted that at RIPE 82 they would be
      telling people that this was basically the new RIPE CoC and they
      were now working on the implementation. They were now interested
      in hearing from the community how it should be implemented and had
      specific questions that they needed feedback on. These included:
      1) how the WG chairs work with the RIPE CoC Team to ensure mailing
      list discussion is appropriate, 2) how to update the CoC in light
      of the CoC Team’s experience, on the basis of 3) a transparent
      reporting framework that has undergone the appropriate legal
      review. <br>
      <br>
      Leo said these were three agenda items for upcoming meetings that
      would need a lot of thought. The reporting framework would need
      some input from the RIPE NCC on tools and legal aspects. He didn’t
      know how much time and effort that would take, it would require
      Athina and Antony to check internally and come back with a
      timeframe for a proposal. All of them would need to think of the
      other two items. <br>
      <br>
      Antony asked if there would need to be some degree of separation
      when it came to the CoC Team proposing changes to the CoC. <br>
      <br>
      Brian said he didn’t think the CoC Team should be able to make
      changes unilaterally with no room for comment – that certainly
      wasn’t a very “RIPE” approach. But he did want them to be engaged
      and interested in making changes to the CoC. <br>
      <br>
      Leo said he imagined those proposals would need to be reviewed,
      discussed and approved by the RIPE community. But that process
      also shouldn’t be so complicated and make it too difficult to
      reach a consensus that important changes were held back. <br>
      <br>
      Brian clarified that the CoC Team shouldn’t be in any privileged
      position; they should essentially be like regular community
      members in this process. But he thought they would likely be the
      type of people who were engaged and interested in improving the
      CoC. <br>
      <br>
      Antony asked if they could think about this in connection with any
      reporting requirements the group might have. So, for example, if
      the CoC Team reported back every two RIPE Meetings (or whatever)
      on how implementing the CoC was working – they could combine this
      with highlighting any issues with the CoC itself. The community
      could then run with this. <br>
      <br>
      Leo asked if he was thinking in terms of sharing PDP experience. <br>
      <br>
      Antony said what had made him think of that was something he’d
      seen relating to their yearly transparency report where they
      shared the number of LEA requests they had received. He imagined
      if there was an expectation that the CoC Team would report back on
      a periodic basis, then you already had a defined space (and an
      associated habit) where they could also share any issues relating
      to the CoC. This might avoid the CoC Team having to reinvent the
      wheel in terms of considering how to raise a potential change with
      the community. <br>
      <br>
      Athina said there was an analogy with the RIPE NCC’s Arbiters
      Panel. At every RIPE Meeting they had a meeting with themselves
      where they shared experiences, and every year they had a larger
      meeting where they asked for legal advice and came up with
      suggestions for improvements to the process. Of course, in the
      Articles of Association, this process was quite defined. The
      Executive Board then decided if the proposed changes should be
      implemented and this was brought to the RIPE NCC General Meeting
      for a vote. She thought they could come up with some kind of
      structure that was similar. <br>
      <br>
      Leo said they didn’t need to come to a conclusion on this call. <br>
      <br>
      <b>6. AOB  </b> <br>
      <br>
      Denesh said he wanted to raise one procedural point: if any TF
      members responded to feedback on the mailing list, they should
      consider that this might be seen as speaking on behalf of the
      entire TF. They should therefore make it clear that any comments
      were made on an individual basis. Any responses on behalf of the
      TF should be agreed with the rest of the group first. <br>
      <br>
      Leo also said that if they wanted to respond early in the
      discussion period, it might seem like they were trying to shut
      down discussion. If they wanted to respond, they might consider
      doing so off-list, to avoid creating this impression. <br>
      <br>
      Denesh asked if that meant they should try to refrain from
      responding on the list. <br>
      <br>
      Leo said they should act as individuals based on what they thought
      was best. But it was just something they should be aware of – in
      terms of how others might interpret this. <br>
      <br>
      Denesh also noted that a comment on the list made him think of a
      common notion that people often shared – which he thought of as
      “those were different times.” The idea was that things hadn’t been
      such a problem in the past because “those were different times.”
      But that was largely because back then, people hadn’t raised the
      issue or come forward. He thought they should think of a response
      to this point when it was raised, not necessarily something
      combative, but just to note that people now thought these problems
      needed to be addressed. <br>
      <br>
      Athina noted that the RIPE NCC Executive Board had asked the
      Executive Board Elections Task Force to act as the CoC Team for
      the upcoming elections. Many of the TF members had agreed and this
      would be announced soon. This meant they had a CoC and CoC Team
      for this that was totally independent from the CoC TF’s work.  <br>
      <br>
      Leo asked if this was something they should mention in their RIPE
      82 update. <br>
      <br>
      Athina said the RIPE NCC would be publishing information about
      this ahead of the GM, so there was no need. <br>
      <br>
      Brian said he didn’t think this was something they needed to
      comment on. He thought they should keep the two processes as
      separate as possible. <br>
      <br>
      Antony asked if he should let any emails sent to the TF mailing
      list through moderation or if he should hold these in future. <br>
      <br>
      Leo said the list was publicly archived and they had communicated
      this. He preferred they err on the side of letting things through
      rather than stopping them. <br>
      <br>
      <b>7. Actions</b><br>
      <br>
      <b>Action: RIPE NCC to review reporting requirements to inform a
        process of improvements to the CoC (likely tooling and legal
        analysis). </b><b><br>
      </b><b><br>
      </b><b>Action: TF to think about how the CoC Team and the WG
        Chairs would work together to manage discussions on mailing
        lists. </b><b><br>
      </b><b><br>
      </b><b>Action: TF to think about the appropriate level of process
        to allow further improvements to the CoC. </b><b><br>
      </b><b><br>
      </b><b>Action: TF to think about their schedules between
        April/June and consider changing call times. This can be
        coordinated via the ML to allow a new schedule before April. </b><b><br>
      </b><br>
      End of call. <br>
      <br>
      <br>
    </p>
  </body>
</html>